Digitalisierung von Dokumenten

Ihr Full-Service
Partner

Bei CDS haben wir uns darauf spezialisiert, eine breite Palette von Dokumenten zu digitalisieren, von Akten und Papieren über Urkunden und Geschäftsunterlagen bis hin zu Belegen. Ob Sie nun Dokumente digitalisieren lassen möchten oder spezielle Anforderungen haben, wir können große Mengen von Papier und Unterlagen ohne Einschränkungen hinsichtlich der Größe verarbeiten. Unsere fortschrittliche Technologie und methodische Vorgehensweise ermöglichen es uns, eine revisionssichere Digitalisierung Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Ein wesentlicher Bestandteil unseres Digitalisierungsprozesses ist die OCR-Erkennung    (Optical Character Recognition). Diese innovative Technologie erfasst gedruckten oder handgeschriebenen Text und wandelt ihn in eine digitale Form um, die sowohl bearbeitbar als auch durchsuchbar ist. Diese Funktion ist besonders wertvoll, da sie eine schnelle und effiziente Suche in den digitalisierten Dokumenten ermöglicht.

Qualitätssicherung steht bei uns an oberster Stelle. Wir führen eine gründliche Qualitätskontrolle durch, um sicherzustellen, dass jedes digitalisierte Dokument unseren hohen Standards entspricht. Dazu gehört auch die Erstellung eines detaillierten Protokolls, das den gesamten Digitalisierungsprozess dokumentiert.

Sobald die Digitalisierung abgeschlossen ist, übernehmen wir die schnelle und präzise Katalogisierung aller Inhalte, Daten und Formate. Unser Angebot umfasst Scans auf höchstem technischem Niveau, um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Dokumente von bester Qualität sind.

Ihre Vorteile
im Überblick

Automatisierung von Arbeitsabläufen für effizientere Büroprozesse
Zugänglichkeit und Komfort mit sofortigem Zugriff auf alle Unterlagen und einfacher Archivierung, jederzeit und von überall
Langlebigkeit digitaler Dokumente ohne Qualitätsverlust durch Abnutzung oder Alterung
Zugriffssicherheit und Datenschutz mit geschützten Bereichen und modernen Verschlüsselungsverfahren
Flexible Datenerfassung und -ausgabe für schnelle Anpassung an gewünschte Strukturen und Formate
Umweltfreundlichkeit durch Vermeidung von Papierabfall und Ressourcenschonung
Kosteneinsparungen durch Reduzierung von Versand- und Materialkosten

Digitalisierungs

Prozess

1
Abholung & Vorbereitung

Unser hauseigener Kurierdienst holt die Dokumente direkt bei Ihnen ab. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Entnahme der Dokumente aus Ihren Regalen oder Archiven. Falls erforderlich, können die Akten auch direkt vor Ort gescannt werden. Anschließend werden die Unterlagen in unser hochsicheres, nach außen isoliertes Scan-Zentrum transportiert.

2
Digitale Umwandlung

Im Scan-Zentrum werden alle Unterlagen in videoüberwachten Räumen unter Einhaltung strenger Qualitätsvorgaben eingescannt. Um die Suche zu vereinfachen, nutzen wir die OCR-Technologie (Optische Zeichenerkennung). Diese fortschrittliche Methode ermöglicht es, gedruckten oder handgeschriebenen Text in digitale, bearbeitbare und leicht durchsuchbare Formate umzuwandeln.

3
Archivierung & Vernichtung

Die digitalisierten Daten und Papiere können in unserem digitalen Archiv DYVE der PMG systematisch und übersichtlich erfasst werden. Die Organisation erfolgt nach Schlagwörtern, Kategorien und Indizes, was eine effiziente Suche und einfachen Zugriff auf die Informationen ermöglicht. Dieses Archivierungssystem garantiert höchste Sicherheitsstandards und Datenschutz, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Dokumente zu wahren. Nach Abschluss des Prozesses werden die Daten entweder an Sie zurück geliefert oder, falls gewünscht, gemäß ISO-Zertifizierung vernichtet.

Unsere Kunden über uns

“Ob jahrzehnte alte Schrift­stücke oder moderne Baupläne – die CDS GmbH scannt und digitalisiert für uns als komp­etenter und zuver­lässiger Partner. Dadurch wurde uns der Wandel vom Papier zum digitalen Archiv leicht gemacht.”

Armin Angeringer, Leiter Abteilung 3 der Stadt Füssen

Warum CDS?

Bei CDS heben wir uns durch unsere Fähigkeit hervor, individuelle Lösungen für die Digitalisierung von Dokumenten anzubieten, die perfekt auf die spezifischen Anforderungen jedes Geschäftskunden zugeschnitten sind. Egal ob es um große Dokumentenmengen, besondere Formatwünsche oder die Integration in bestehende Systeme geht – wir passen unsere Dienstleistungen flexibel an Ihre Bedürfnisse an.

Mit unserer 30-jährigen Erfahrung im Bereich der Digitalisierung garantieren wir Zuverlässigkeit und erstklassige Fachkompetenz. Unsere Arbeitsweise ist revisionssicher und entspricht höchsten Sicherheitsstandards, einschließlich der Einhaltung strenger ISO-Zertifizierungen und Datenschutzbestimmungen wie DSGVO und GoBD. Darüber hinaus bieten wir die Möglichkeit, Akten direkt bei Ihnen vor Ort zu scannen, um den Datenschutz weiter zu stärken.

Ihre Dokumente sicher und jederzeit verfügbar!

Zukunftssicher durch Skalierbarkeit

In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ist Flexibilität entscheidend. Unsere Lösungen zur Digitalisierung, einschließlich der Möglichkeit, Dokumente scannen zu lassen, sind so konzipiert, dass sie mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Ob Sie gerade erst mit der Digitalisierung beginnen oder bereits fortgeschrittene Anforderungen haben, unsere Systeme sind skalierbar und passen sich Ihren Bedürfnissen an. So können Sie sicher sein, dass Ihre Investition in die Digitalisierung langfristig sinnvoll ist. Erleben Sie, wie unsere skalierbaren Lösungen Ihnen dabei helfen, sich auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten, ohne Kompromisse bei Effizienz und Sicherheit einzugehen.

Vorteile der
digitalen Recherche

Stichwortsuche
Erweiterte Suchfilter
Zugriffskontrolle und Sicherheit
Versionierung und Änderungsverfolgung
Integration in bestehende Systeme
Mobiler Zugriff
Papierersparnis und Umweltfreundlichkeit
Datensicherung und Wiederherstellung

Der Schlüssel
zum digitalen Datenraum

Als spezialisierter Dienstleister scannen wir für Sie beliebige Dokumente, Bilder oder alte Akten, die besser in einem elektronischem Cloud-Archiv mit sicherer Verschlüsselung Platz finden. Diese Lösung erschließt einen Highway zur digitalen Welt, in der alle benötigten Informationen jederzeit und von überall abgerufen werden können. Die Zusammenarbeit mit unserem Schwesterunternehmen der PMG ermöglicht uns Ihre Daten im digitalen Datenraum DYVE elektronisch und insbesondere sicher zu archivieren.

Was dürfen wir

für Sie digitalisieren?

Baupläne

Wir digitalisieren Ihre Baupläne, damit Sie schneller mit Ihren Projektpartnern kommunzieren und Ihre Ideen in die Tat umsetzen können. Zudem kümmern wir uns darum, dass die Dokumente vor Zerstörung oder Zerfall gesichert sind.

Dokumente

Befreien Sie sich vom Aktenchaos und ebnen Sie sich einen Weg zum papierlosem Büro! Als professioneller Dienstleister scannen wir auch größere Mengen Papier und Unterlagen schnell und zuverlässig ein und liefern Ihnen zeitgleich alle Dateien in einem elektronischen Archivsystem.

Analoge Datenträger

Lassen Sie Ihre alten analogen Datenträger wie Dias, Negative oder VHS-Kassetten bei der CDS digitalisieren. So geraten die darauf gespeicherten Erinnerungen und Informationen nicht in Vergessenheit: Einmal digital - immer digital.

Rechnungen

Wer genug vom täglichen Papier-Wahnsinn, Lochen, Einheften und Stapeln hat und Zeit, Kosten und Nerven sparen will, setzt auf elektronische Dokumente. Belege werden einfach gescannt und elektronisch archiviert.

Dokumente

Befreien Sie sich vom Aktenchaos und ebnen Sie sich einen Weg zum papierlosem Büro! Als professioneller Dienstleister scannen wir auch größere Mengen Papier und Unterlagen schnell und zuverlässig ein und liefern Ihnen zeitgleich alle Dateien in einem elektronischen Archivsystem.

On-Site Digitalisierung

Mit unserer On-Site-Digitalisierung schützen wir Ihre Daten und steigern deren Effizienz, indem wir unsere Spezialisten direkt zu Ihnen bringen. So stellen wir sicher, dass keine sensiblen Informationen Ihr Unternehmen verlassen.

Rechnungen

Wer genug vom täglichen Papier-Wahnsinn, Lochen, Einheften und Stapeln hat und Zeit, Kosten und Nerven sparen will, setzt auf elektronische Dokumente. Belege werden einfach gescannt und elektronisch archiviert.

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