Das öffentliche Leben auf der ganzen Welt wird zunehmend von COVID-19 beeinträchtigt. Aufgrund der aktuellen Lage haben wir Richtlinien für den Kundenverkehr eingeführt. Aufträge können jederzeit, nach vorheriger Ankündigung, abgeholt werden. Wir stehen Ihnen jederzeit über Telefon, E-Mail, Online-Meetings und Telefonkonferenzen flexibel zur Verfügung. All unsere Teams sind permanent erreichbar, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Rechnungen

Wer genug vom täglichen Papier-Wahnsinn, Lochen, Einheften und Stapeln hat und Zeit, Kosten und Nerven sparen will, setzt auf elektronische Dokumente. Belege werden einfach gescannt und elektronisch archiviert. Dokumente sind digital sofort zum Bearbeiten und Versenden bereit und halten den Workflow aufrecht. Und die Buchhaltung wird ebenfalls deutlich erleichtert. Stellen Sie daher jetzt die Weichen für ein papierloses Büro und fangen Sie gleich mit dem Thema der Digitalisierung von Rechnungen an!

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Worauf Sie achten sollten

Wichtig bei eingehenden und ausgehenden Rechnungen in digitaler Form ist eine gesetzeskonforme Archivierung. Das Finanzamt hat dazu bereits Richtlinien und Vorgaben aufgestellt. Grundsätzlich geht es darum, dass die archivierten Daten unveränderlich bleiben, also nicht mehr nachträglich geändert werden dürfen oder im Zweifelsfall eine Kopie erstellt wird, in der  Änderungen lückenlos dokumentiert sind. Des Weiteren müssen alle Daten für 10 Jahre jederzeit abrufbar sein, also entsprechend sicher aufbewahrt werden. Selbstverständlich gelten zudem die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Die digitale Buchhaltung im eigenen Unternehmen aufzubauen, mag auf den ersten Blick anspruchsvoll klingen, aber Sie werden sehen, dass eine passende Lösung weitaus weniger komplex als gedacht ist und Ihnen das Arbeitsleben und das Archivieren in Zukunft deutlich leichter fallen wird.

Outsourcing
der Rechnungs-
erfassung
macht das
Leben leichter

Warum selbst die tägliche Mühe auf sich nehmen, wenn Sie mit unserem Rechnungs-Erfassungs-Service sofort Zeit und Geld sparen können! Wir kümmern uns um alles Nötige und holen auf Wunsch sogar Ihre Rechnungen in einem eigens dafür eingerichteten Postfach ab. Diese scannen  wir anschließend ein und erfassen sie für Ihre Buchhaltung. Mit Zugriff auf zahlreiche Schnittstellen wie SAP und andere Buchhaltungssysteme bekommt Ihre Buchhaltung alle Rechnungen zeitnah ins System und kann diese direkt für die weitere Buchführung verwenden.

IHRE VORTEILE DURCH EINE DIGITALISIERUNG:

1.
Suchen ade – stattdessen alles sofort zur Hand
Die Aufbewahrung gescannter Dokumente in digitaler Form erleichtert zuerst deren Wiederauffindbarkeit und macht Schluss mit dem ständigen Ordnerblättern und stundenlangem Suchen.
2.
Signifikante Zeit- und Kostenersparnis
Das Digitalisieren von Belegen und Dokumenten spart im Nachgang Unmengen an Zeit und damit auch jede Menge Kosten. Zusätzlich entfallen durch digitale Belege Papier-, Porto- und Druckkosten sowie Platz für Ordner, Schränke und Ablagesysteme.
3.
Sicherer Zugriff von überall aus möglich
Das Scannen und Archivieren von Dokumenten erlaubt einen verschlüsselten Zugriff von überall aus. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder externe Buchhalter ebenfalls von jedem Ort aus online die Buchhaltung erledigen können und auch knappe Fristen immer eingehalten werden können.
4.
Klare Zuweisung von Aufgaben, digitalen Ordnern und gescannten Belegen
Gescannte Dokumente und elektronische Rechnungen können über digitale Ablagen direkt dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet werden. So entsteht ein reibungsloser Ablauf im Unternehmen, der nebenbei auch ganz leicht kontrolliert und überprüft werden kann.
5.
Digital durchstarten heißt umweltbewusst agieren
Die Gegenwart ist digital. Erfolgreiche Unternehmen haben sich bereits angepasst und interne Prozesse entsprechend umgestellt. Bleiben auch Sie am Ball und nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung. Das wird Sie nicht nur nach vorne bringen, sondern hilft Ihnen auch dabei, umweltbewusst zu handeln und auf überflüssiges Papier zu verzichten.

Einscannen, erfassen, archivieren– geht doch!

Die Lösung für die Aufzeichnung von Papier in elektronischer Form liegt auf der Hand beziehungsweise auf dem Scanner. Einfach Beleg scannen und automatisch in den richtigen digitalen Ordner ablegen. Die erfasste Information steht sofort zur Verfügung und kann von überall jederzeit abgefragt werden. Besser geht’s nicht.

Ihre Vorteile durch Outsourcing:

Sorgenfrei um das kümmern, was wirklich wichtig ist – das Geschäft
Bewährter Rundumservice: Scannen, Digitalisieren, Archivieren und zur Verfügung stellen
Abrechnung nach Aufwand: Sparen Sie mit unserem Service monatliche Fixkosten in der Buchführung
Direkte Übergabe an Ihre Buchhaltungssoftware via XML Schnittstelle
Jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf alle Akten und Dokumente
Übergabe der Rechnungen innerhalb von 24 Stunden in Ihr System

Geprüfter Datenschutz

Die Erfassung der Rechnungen erfolgt bei uns nach höchstem Sicherheitsstandards. Alle Räume werden mit Video überwacht und besitzen eine strenge Zutrittskontrolle. Alle Mitarbeiter sind selbstverständlich im Datenschutz geschult und der absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Durch die Erfassung der Rech­nungen durch die CDS sparen Sie jährlich einen hohen Betrag.

Wann starten
wir Ihr Projekt?

kontakt-wilhelm

Thorsten Wilhelm
Abteilungsleiter Digitalisierung

+49 89 202450-116
thorsten.wilhelm@cdsdigital.de