Digitalisierung der Ärztlichen Mitgliederakten
Serviceleistungen2022 - 2023
ProjektzeitraumCa. 24.000 Akten in mehreren Teilen kategorisiert
AuftragsvolumenDIN-A4 bis DIN-A0
DatenformatAkten mit Unterkategorien digitalisieren und in sauber getrennten Dateien abspeichern.
QR-Codes in den Scanprozess integrieren, um die Dokumente beim Scannen direkt aufteilen zu können.
Der Ärztliche Kreis- und Bezirksverband (ÄKBV) ist die unmittelbar zuständige Berufsvertretung für Münchner Ärzte und Ärztinnen. Alle, die in der Landeshauptstadt München ihren Beruf als Arzt ausüben, sind Mitglieder des Ärztlichen Kreis- und Bezirksverbandes.
Der ÄKBV in München hat über 21.000 Mitglieder und ist mit der hohen Arztdichte in München auf dem Spitzenplatz in der Bundesrepublik und weltweit aufgestellt.
Im Jahr 2022 erhielt die CDS den Auftrag, die Mitgliederakten des Ärztlichen Kreis- & Bezirksverbands zu digitalisieren. Der Umfang dieses Projekts war mit 24.000 Akten beachtlich, weshalb sich der Auftrag über einen Zeitraum von etwa einem halben Jahr erstreckte.
Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass jeder niedergelassene Arzt über eine Akte mit drei Unterkategorien verfügte, die jeweils in einer eigenständigen Datei abgespeichert werden sollte. Dabei wurden der CDS umfangreiche Datenbanken zur Verfügung gestellt, anhand deren ein QR-Code generiert und in den Scanprozess integriert wurde.
Monika Mertens, Bereichsleiterin Personal/ Finanzen Ärztlicher Kreis- und Bezirksverband München
Um den Anforderungen des Kunden zu entsprechen, erfolgte die Digitalisierung aller Dokumente ausschließlich in Schwarz-Weiß. Dieser Ansatz ermöglichte eine hohe Datenkomprimierung und somit Platzersparnis bei hoher Scanqualität. Obwohl Schwarz-Weiß-Scans in vielen Fällen ungewöhnlich erscheinen mögen, erwies sich diese Entscheidung als äußerst vorteilhaft für die Datenmengen.
Ein wichtiger Aspekt dieses Projekts war die enge Kommunikation mit dem Kunden. Die Mitarbeiter haben den gesamten Prozess sorgfältig protokolliert. Mithilfe des Systems konnten die beteiligten zu jeder Zeit nachverfolgen, welche Akten bereits abgeholt wurden. Das ermöglichte ein präzises Tracking der Bearbeitungsschritte und optimaler Transparenz.
Durch die klaren Anforderungen wurde ein System basierend auf QR-Codes zur Automatisierung des Vorgangs entwickelt mit dem eine hohe Effizienz gewährleistet werden konnte.
Dank der hervorragenden Daten verlief der Digitalisierungsprozess reibungslos und zuverlässig. Die Vorarbeiten ermöglichten eine klare Strukturierung, sodass die Navigation und Suche nach bestimmten Informationen in der Zukunft erleichtert wird.
Der persönliche Ansatz und die individuelle persönliche Beratung vor Ort spielten eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Zusammenarbeit. Darüber hinaus wurde großen Wert auf eine offene Kommunikation und klare Absprache gelegt. Mit der langjährigen Erfahrung und Expertise war die CDS schnell zur Stelle, um Unterstützung zu bieten. Das Feedback der Ärztekammer spricht für sich: „Die CDS hat uns mit einer ausgezeichneten Beratung überzeugt und war jederzeit schnell zur Seite, wenn wir etwas gebraucht haben oder Fragen hatten.“
Nach Abschluss des Projekts erweiterte sich der Umfang der Zusammenarbeit um weitere Unterlagen. Im Nachgang wurden Akten der ausgeschiedenen Ärzte digitalisiert, die die gleiche Struktur vorwiesen. Die Mitarbeiter konnten dadurch die Automatisierungsvorgänge optimal anpassen.
Aktuell konzentrieren sich die Kollegen auf das digitale Erfassen der Beschwerdefälle um eine effiziente und lückenlose Dokumentation zu gewährleisten. Das engagierte CDS Team setzt alles daran, nach den hohen Standards weiterzuarbeiten, um einen exzellenten Service für die laufenden Projekten zu bieten.