Der gesamte Scan-Prozess der CDS ist auf höchste Datensicherheit ausgelegt. Daher holen die CDS-Mitarbeiter die Unterlagen bei McDonald´s vor Ort ab, das heißt, sie entnehmen selbst die Akten aus den Regalen und verpacken sie in Transportkisten. Ein CDS-Kurier fährt die Unterlagen direkt ins zutritts- und alarmgesicherte Lager der CDS. Die Scan-Operatoren entnehmen immer nur eine Tagesmenge von Akten und bringen sie zur Bearbeitung ins eigene videoüberwachte Scan-Zentrum. Neben den üblichen Vorarbeiten, wie das lange Umkleben von Post-its, ordnen die Operatoren manuell jedes Dokument einer von McDonald´s festgelegten Kategorie wie Schriftverkehr, Angebot oder Genehmigung zu. Diese Kategorisierung ist entscheidend für die spätere Weiterverarbeitung der Unterlagen.
DIN-A4- und DIN-A3-Unterlagen digitalisiert die CDS mit seinen Hochleistungsscannern mit bis zu 100 Blatt pro Minute und erfasst sie anschließend per Texterkennung. Notarielle Dokumente, die nicht entklammert werden dürfen digitalisieren die Operatoren mit Aufsichtsscannern.
Größere Dokumente wie Baupläne verarbeiten die CDS-Mitarbeiter auf Plan-Scannern. Die Bauplanköpfe scannen die Operatoren zusätzlich via Handauflage ein, damit sie später per Volltextsuche gefunden werden können.
