Der Aktenumfang variierte von wenigen Blättern bis zu sehr umfangreichen Akten (Streckmappen), die teils mehrere Transportboxen füllen konnten. Die Firma CDS übernahm die Abholung, das Einscannen und das Aufbereiten der Daten nach den Vorgaben der Stadt Regensburg. Zu den Vorgaben gehörte u.a. eine Datenbank, in der die Auftraggeberin sämtliche Akten einschließlich der sie unterteilenden Register (Gehefte) vorerfasst hatte. Auf dieser Basis war eine Importliste für das DMS-System der Auftraggeberin zu erstellen, mit jeweils einem Eintrag pro geliefertem Dokument.

Die Auswahl des Scandienstleisters erfolgte in einem Vergabeverfahren nach VOL/VgV, unter Berücksichtigung der Eignung, Leistungsfähigkeit und des Angebotspreises. Kriterien für die Bietereignung und -leistungsfähigkeit waren unter anderem:

• Qualitätsmanagement-Strategie im Bereich Digitalisierung (z.B. DIN EN ISO 9001-Zertifizierung oder nachgewiesene firmeneigene Strategie)
• IT-Sicherheitskonzept
• ausreichend einschlägig qualifiziertes/erfahrenes Personal und Geräteausstattung
• Erfahrungen mit Aufträgen ähnlicher Art und Menge (insbesondere Umgang mit älterem Planmaterial und jährliches Auftragsvolumen)
• erfolgreicher Scan einer Testakte (u.a. Erfüllung der vorgegebenen Scanparameter und Optimierung von Qualität/Dateivolumen)
• Bietergespräch im Rahmen einer Betriebsbesichtigung

Entsprechend den im Angebot nachgewiesenen Kriterien überzeugte CDS bei der Betriebsbesichtigung sowohl hinsichtlich der Prozesse, der Qualitätssicherung und IT-Sicherheit, als auch bei Motivation und Kompetenz des Personals.